Estimados directores y encargados SAE:

Junto con saludar, y considerando que se aproxima la última etapa del Sistema de Admisión Escolar, les escribo con el propósito de aclarar todos los hitos relacionados con dicho periodo y que deben tener muy en cuenta para tener un cierre exitoso del proceso de admisión.

Es importante señalar que este correo contiene información muy relevante sobre cambios en las fechas del periodo de matrículas y sobre el nuevo proceso de regularización (registro público) que comienza a regir este año, cuya modalidad será online y centralizada a nivel nacional, y que ha requerido de una modificación de las fechas establecidas en el calendario SAE, por lo que es fundamental que lean esta información hasta el final.

1. Respecto al listado definitivo de alumnos de continuidad y nuevos admitidos por SAE: El listado de los alumnos admitidos por SAE, así como de los alumnos que continúan en el establecimiento, y aquellos que postularon a otros colegios y fueron asignados, se entregará el jueves 7 de diciembre a través de la plataforma www.comunidadescolar.cl, en la sección zona privada. Este mismo día se publicarán los resultados para los apoderados. En estos listados podrán ver el detalle de todos los estudiantes, de la siguiente manera: 
   1. Alumno Nuevo: Esta categoría corresponderá a todos los alumnos que postularon por SAE a sus establecimientos, quedaron admitidos y los apoderados aceptaron dicha asignación.
   1. Alumno Continúa: Esta categoría corresponde a todos aquellos alumnos que no postularon por SAE a ningún otro establecimiento y tienen garantizada la continuidad en el colegio. Asimismo, estudiantes que realizaron una postulación, pero no fueron asignados a ningún establecimiento y el sistema los mantuvo en su colegio de origen.
   1. Alumno NO Continúa: Esta categoría hace referencia a todos aquellos alumnos que actualmente están matriculados en su colegio pero que postularon a otro establecimiento por SAE y fueron asignados. Hay que recordar que al momento de haber sido asignados a otro establecimiento perdieron la vacante en su colegio de origen, aun cuando el apoderado haya rechazado esa asignación. Debido a que este alumno liberó su vacante, NO DEBE SER MATRICULADO.
   1. Alumno nuevo no admitido: Esta categoría corresponde a todos aquellos alumnos que fueron matriculados en el establecimiento vía registro público posterior a la fecha de corte o a la preinscripción. Estos estudiantes son considerados por continuidad, por lo tanto, deben ser matriculados para el año 2024. También puede aparecer esta observación en caso de que un alumno/a haya hecho cambio de IPE a RUN después de la fecha de corte mencionada anteriormente.

• Respecto al periodo de matrícula:
• Fechas: Según la REX que autoriza el Calendario SAE, el periodo de matrículas para todo el alumnado (estudiantes por continuidad y asignados por SAE) es desde el 11 al 27 de diciembre (el calendario actual se modificó y será enviado), ni antes ni después. Por lo tanto, cada establecimiento deberá organizar su logística de tal manera de que todos los estudiantes queden matriculados en ese periodo. Una vez se termina dicho periodo, si no asisten a matricularse alumnos asignados por SAE, pierden el cupo y liberan vacantes para el periodo de regularización que comienza el 12 de enero. Deberá entregarse un comprobante de matrícula a cada apoderado.
• Documentación obligatoria: Los apoderados deberán entregar la siguiente documentación al momento de matricular:
• Copia de la cédula de identidad del estudiante o copia del certificado de nacimiento o certificado IPE (tanto en el caso de los alumnos nuevos asignados por la plataforma como en el caso de los alumnos que continúan en el establecimiento)
• Copia de la cédula de identidad del apoderado o, en su defecto, certificado IPA (no necesariamente tiene que ser la persona que realizó la postulación, puede ser un tercero designado para este cometido o un apoderado reconocido que no postuló: padre/madre/abuelos)
• Y en caso de asignar a un representante o tercero para realizar la matrícula:

poder simple emitido por el apoderado, con los datos del apoderado, del menor y los datos de la persona designada en su representación.

* Los padres/madres/abuelos no requieren de este poder simple.

• Los establecimientos no podrán solicitar:
• Certificado de notas del establecimiento anterior.
• Certificado de conducta del establecimiento anterior.
• Certificado de promoción establecimiento anterior. 
• Certificado de residencia.
• Certificado de ingresos familiar.
• Certificado de asignación por SAE ya que basta con que el alumno se encuentre en la nómina enviada el día 07 de diciembre.

Cabe señalar que pueden pedir otros documentos (como el certificado de promoción) pero de manera posterior a las matrículas, estos de ninguna forma pueden condicionar la matricula del alumno.

• Todos los estudiantes que queden asignados a sus establecimientos por el SAE DEBEN SER MATRICULADOS OBLIGATORIAMENTE, aun cuando ustedes crean que están recibiendo más alumnos que lo reportado en SIGE. En esos casos les pido por favor me envíen sus consultas al respecto, ya que contamos con una plataforma que con solo ingresar el RBD nos indica todos los movimientos hechos por ustedes en el ingreso de información y cupos, preinscripción y repitencia, factores que impactan absolutamente en la asignación de estudiantes y que dependen meramente de lo que ustedes como establecimientos informan. Les recuerdo que si un establecimiento no matricula a un alumno asignado por SAE puede ser denunciado a la Superintendencia por los apoderados, debido a que están desconociendo la Ley 20.845 Decreto 152 que es la norma que regula el SAE.
• Una vez se termina el periodo de matrículas, los alumnos asignados por SAE que no acudieron a matricularse, tanto nuevos como de continuidad, pierden el cupo y liberan vacantes para el periodo de regularización que comienza el 12 de enero de 2023.
• Sólo se pueden realizar matriculas de aquellos alumnos que están en la categoría “Alumno continua”, “Alumno nuevo” y “Alumno nuevo no admitido”.
  • Si un apoderado llega a solicitar matrícula para un menor que esté en la categoría “Alumno NO continua” este no podrá ser matriculado y si quiere matricularse y continuar en el establecimiento deberá solicitar la vacante en la etapa de regularización por medio del registro público.
  • En este periodo, las matrículas podrán realizarlas de la manera que cada colegio estime pertinente. Pero se debe tener claro lo siguiente:
• ¿Se pueden hacer de manera presencial y/o virtual?

Pueden establecerse de manera virtual con alguna plataforma o sistema que ustedes estimen pertinente.  Sin embargo, durante las fechas de matrículas deben mantener atención presencial para aquellos apoderados que acudan al establecimiento.  Si la modalidad será sólo virtual, deberán tener disponible un computador para ayudar a los apoderados que acudan al colegio.

• ¿El horario es fijado por el establecimiento?

Para el caso presencial, cada establecimiento es libre de determinar el horario que dispondrán para la atención de matrículas, pero deben considerar todos los días del plazo del 11 al 27 de diciembre.

• Respecto al cambio de nivel en el IPE: A este respecto, son muchos los apoderados extranjeros que acuden a la Seremi porque los colegios no matriculan a los menores porque el IPE “no está actualizado”. El IPE no se actualiza y el nivel que se indica es el correspondiente al año actual, es decir, al 2023 en caso de que la fecha indicada en la parte superior del documento sea 2023. Por lo tanto, no deben solicitar a a los apoderados que acudan a esta SEREMI a cambiar ese nivel, ya que el nivel en el que lo deben matricular viene determinado en la lista de asignados.

• Respecto a la estimación de repitencia que declararon y al periodo de regularización exclusiva para repitentes:
  • Los establecimientos debían declarar lo más cercano a la realidad que iban tener como repitentes por curso.
  • En el caso de que como establecimiento hayan indicado no tener repitencia en ningún nivel este año, se debía declarar 0 (cero) en todos los cursos.

Esto debido a que la estimación de repitencia incide directamente en las vacantes generadas en el sistema, por lo que si declararon lo máximo autorizado (mediana de los últimos 3 años) y en definitiva no repitió ningún alumno, pueden generar sobrecupos o excedentes según corresponda. En este caso, podrían recibir más alumnos asignados por SAE que los cupos reportados, quienes deben ser matriculados obligatoriamente y no deben solicitar sobrecupos si no se sobrepasa la Rex de capacidad total del colegio, ya que son estudiantes asignados por el sistema.

• A este respecto es importante aclarar que se debe solicitar sobrecupo-excedente por repitencia solo en caso de que esa repitencia supere la capacidad máxima del establecimiento y es el Subsecretario quien resuelve dicha solicitud. De otra forma, no aplica la solicitud de sobrecupo, aun cuando supere el máximo de alumnos autorizado por grupo curso ya que los repitentes tienen garantizada la continuidad.
  • El 3 de enero comienza el periodo de regularización exclusiva para repitentes. Se les recuerda que los alumnos que repiten y son asignados por SAE a otros establecimientos al siguiente curso, si ese colegio tiene vacantes para el curso que repite, debe entregar como prioridad a ese alumno dicha vacante. Si no hay vacantes, debe registrar la solicitud de matrícula en la nueva plataforma “Anótate en la lista” que será implementada por el Ministerio de Educación (se explica más adelante), a la espera que se libere una vacante en los términos del artículo 18 del Decreto N° 152. Hay que recordar que el alumno tiene todo el derecho de volver a su colegio de origen y repetir el curso allí en caso de que no consiga la vacante que necesita en su nuevo establecimiento.
  • El 4 y 5 de enero se realizará la Regularización exclusiva para postulantes sin asignación del periodo complementario de postulaciones, donde los apoderados podrán registrarse en la plataforma web “Anótate en la lista” como prioritarios antes del periodo de regularización general.
• Respecto al periodo de regularización general: el periodo establecido por el nuevo Calendario SAE para el periodo de regularización comienza el 12 de enero de 2024 y finaliza un día antes al inicio del periodo de matrículas del proceso de admisión 2025.  Se les recuerda que, durante este periodo, los apoderados cuyos hijos no quedaron asignados en ningún establecimiento, rechazaron la asignación, se mantuvieron en el colegio de origen aun cuando postularon a otros establecimientos, o no están conformes con la asignación, podrán ingresar a la nueva plataforma web implementada por el Ministerio de Educación, denominada “Anótate en la lista” que permitirá a los apoderados buscar una vacante en los establecimientos de su interés. Esta nueva plataforma estará en la página del Sistema de Admisión Escolar (www.sistemadeadmisonescolar.cl) y los apoderados podrán inscribirse en los establecimientos en los que desean solicitar una vacante. Además, podrán tener acceso a la vitrina de los colegios para conocer y comparar los proyectos educativos. Por su parte, los establecimientos que tengan vacantes disponibles las asignarán según el orden cronológico en que se inscribieron los apoderados, es decir, partiendo por quienes se inscribieron primero. Luego, deberán contactar a los apoderados para avisarles que cuentan con vacantes y gestionar el proceso de matrícula.

Con la implementación de la plataforma “anótate en la lista” los apoderados tendrán acceso a los registros de los establecimientos educacionales para saber en qué número de la lista se encuentran y ver cuando se libere una vacante. Además, este registro digital será el único mecanismo para solicitar una vacante en un establecimiento. Por lo tanto, se eliminan las filas en los colegios para anotarse en el registro público. A falta de un pronunciamiento de la Superintendencia sobre este tema, se sugiere para el respaldo de cada establecimiento que, al momento de realizar contacto con los apoderados del registro público, establezcan un tiempo no mayor a 72 horas para formalizar la matrícula de la vacante. Si se contactan vía telefónica, de igual manera es importante que envíen un correo al apoderado. En caso de no tener correo electrónico, respaldar con un mensaje de texto, indicando día y hora que tiene de plazo para formalizar la matrícula, haciéndole entender que si no llega se procederá con la siguiente persona de la lista de espera. Asimismo, se sugiere para los establecimientos un plazo similar (72 horas) para llamar a un apoderado cuando se desocupe una vacante en alguno de sus cursos.

Para mas informacion descargar el siguiente documento Matricula para establecimientos.